2.1
Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum
yang artinya rahasia atau secretarium/secretaries yang berarti seseorang
yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia Dalam bahasa Prancis disebut secretaire
dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris
disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia.
Sesuai dengan arti asalnya. Maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan
rahasia.
Jadi pada permulaannya sekretaris adalah seorang petugas
yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas
yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang
kadang-kadang meliputi pula surat-surat yang bersifat rahasia atau surat-surat
pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan.
Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang
membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bertindak secara efektif
dalam
melaksanakan tugas-tugas manajemennya.
2.2
Syarat-syarat
seorang sekretaris.
Sebagai
pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu
agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun
syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi
sekretaris yang baik namun demikian
bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana
harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai
berikut:
a.
Harus bersikap mawas diri
b.
Bersikap ramah
c.
Sabar
d.
Simpatik
e.
Penampilan diri yang baik
f.
Pandai bergaul
g.
Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan
kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan.
Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik
dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis,
serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta
struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan
tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat
pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris
mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja.
Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha
perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila
perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus
menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat
keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk
menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing
lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f.
Menulis cepat dengan steno
g.
Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum
seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai
pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian
orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu
luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
2.3 Macam-macam
Sekretaris Berdasarkan Ruang lingkup dan tanggung jawabnya.
Berdasarkan
ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua)
macam yaitu:
1. Sekretaris eksekutif
Sekretaris
eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara
langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan.
Sekretaris yang sudah menduduki jabatan ini biasanya mempunyai pengalaman cukup
lama sebagai senior sekretaris dan memiliki kelebihan-kelebihan tersendiri. Sekretaris
eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi,
contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah,
sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
2. Sekretaris pribadi
Sekretaris
pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu
seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan
pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan
digaji oleh perorangan.
Seorang
sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi
pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan
dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia
tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada
status kepegawaiannya.
2.4 Macam-macam Sekretaris
Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan
kemampuan dan pengalaman kerjanya macam sekretaris dapat dibedakan menjadi
2(dua) macam yaitu:
1. Sekretaris senior
Sekretaris
senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap,
dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan
tugasnya.
2. Sekretaris junior
Sekretaris
junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan
belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan
sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang
sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.
2.5 Tugas Sekretaris
1.
Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan)
yaitu:
a.
Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa
perintah. Tugas
ini meliputi:
·
Membuka
surat.
·
Menerima
dikte.
·
Menerima
tamu.
·
Menerima
telepon.
·
Menyimpan
arsip/surat.
·
Menyusun
dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan
kepada sekretaris dengan penyelesainnya secara khusus. Tugas ini diberikan
karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia
perusahaan. Tugas
ini meliputi:
·
Mengonsep
surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
·
Menyusun
surat rahasia (confidential).
·
Menyusun
acara pertemuan bisnis.
·
Pembelian
kado atau cindera mata.
·
Dan
lain-lain.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara
lain:
·
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta
perlengkapan yang diperlukan.
·
Bertindak
sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
·
Mewakili
seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
·
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau ansuransi dari
suatu badan atau instansi.
·
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari
instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
·
Menghadiri
rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan
bisnis.
·
Mengadakan
pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak
perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
d. Tugas
Sosial
Tugas sosial, meliputi:
·
Mengurusi
Rumah tangga kantor.
·
Mengatur
penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e.
Tugas Keuangan
Biasanya
sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan
petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara
lain:
·
Menangani
urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di
Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
·
Membayar
rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
·
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan
dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f. Tugas Resepsionis
Tugas
sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
·
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan
lewat telepon.
·
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
·
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
·
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas
insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan
oleh sekretaris meliputi:
·
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan
pidato atau pernyataan pimpinan.
·
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang
termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada
kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
·
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan,
formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
·
Mewakili
pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting
(pertemuan bisnis)
Pertemuan
bisnis (Business Meeting)
ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu
berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan
yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
2.
Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai
berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi
organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris.
Hal-hal yang dimaksud adalah:
1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau
warkat-warkat dari mesin dikte.
2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara
arsip khusus.
3. Menyelesaikan
urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.
b.
Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas
dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.
2.6 Tanggung Jawab Sekretaris
Selain
sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang
harus dilaksanakan yaitu:
1.
Personal Responsibility
(Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris
bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke
arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil
dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara
lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui
pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara
jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan
dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih
berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk
perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility
(Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris
bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan
pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui
aktivitas:
a.
Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja.
c.
Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d.
Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e.
Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di
kantor.
3. Networking Responsibility
(Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung
jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan
peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan,
mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang
diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan
berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
4.
Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran
aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai
tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum
seorang sekretaris.
Salah
satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak
tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai
perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris
berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena
sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati
dan bertanggung jawab.
Berikut
ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a.
Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan
memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha
pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha
saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat
semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang
jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan
sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.
2.7 Peranan Sekretaris
Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang
sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam
melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga
dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai
berikut:
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu
sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya
haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena
fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah
letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan
dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan
pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu
dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang
baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah
sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di
perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan
lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung
melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas,
sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama
sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan
diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan
perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan
seseorang atau lembaga lain.
2.8 Sekretariat
Sekretariat
dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung
jawab kepada Kepala Dinas.
Sekretariat
dinas mempunyai tugas merencanakan melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta
pengawasan dan pengendalian bidang umum dan perencanaan kepegawaian serta
keuangan
Sekretariat mempunyai fungsi:
- Perencanaan dan pengelolaan bahan perumusan
kebijakan yang berkaitan dengan umum dan perencanaan, kepegawaian serta
keuangan dinas;
- Pelaksanaan
pemberian fasilitas dan dukungan pelayanan teknis administrasi
dilingkungan dinas;
- Pelaksanaan penyusunan program kegiatan bidang umum
dan perencanaan, kepegawaian, serta keuangan dinas;
- Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat, tata naskah
dinas,, kearsipan, perlengkapan, rumah tangga dan pemeliharaan sarana dan
prasarana dinas;
- Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan
inventarisasi barang, pemeliharaan sarana dan prasarana, perlengkapan dan
aset dinas;
- Pelaksanaan pengelolaan administrasi dan
penatausahaan keuangan;
- Pelaksanaan dan pembinaan organisasi dan tatalaksana
di lingkup dinas;
- Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga
lainnya terkait kegiatan dinas;
- Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan
kegiatan dinas;
Sekretariat
terdiri dari:
- Sub
Bagian Umum dan Perencanaa
Sub Bagian Umum dan
Perencanaan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan
koordinasi, serta pengawasan dan pengendalian kegiatan surat menyurat,
kearsipan, urusan rumah tangga dan perlengkapan , penyusunan rencana kegiatan
dinas , penyusunan program dan evaluasi kegiatan dinas.
Sub Bagian Umum dan Perencanaan mempunyai fungsi :
- Perencanaan
program dan kegiatan dinas yang meliputi perencanaan program tahunan dan
limatahunan;
- Perencanaan persiapan bahan pelaksanaan kegiatan
tata usaha, aset, perlengkapan dan kepegawaian dilingkugan dinas;
- Pelaksanaan pengelolaan kegiatan surat menyurat
yang meliputi pengetikan, penggandaan, pengiriman dan pengarsipan;
- Pelaksanaan pengurusan administrasi perjalanan
dinas;
- Pelaksanaan
inventarisasi,pembelian, pendistribusian dan pemeliharaan barang-barang
inventaris kantor;
- Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan
perumusan kebijakan Dinas;
- Pelaksanaan penyusunan pedoman dan program kerja
dinas;
- Pelaksanaan kegiatan dinas sesuai perencanaan yang
telah ditetapkan meliputi penyusunan Lakip, Renstra, rencana kegiatan,
keorganisasanian dan tatalaksana dinas;
- Pelaksanaan koordinasi dengan instansi /lembaga
lainnya terkait perencanaan dinas;
- Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan
kegiatan dinas.
- Sub
Bagian Kepegawaian
Mempunyai
tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan
pengelolaan administrasi kepegawaian. Sub Bagian Kepegawaian mempunyai fungsi:
- Pelaksanaan
pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi data pegawai, perpindahan,
kepangkatan dan pemberhenitan pegawai dilingkungan dinas;
- Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan pegawai di
lingkungan dinas;
- Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga
lainnya terkait sub bagian kepegawaian.
- Sub
Bagian Keuangan
Bagian Keuangan mempunyai
tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan
pengendalian kegiatan penyusunan rencana anggaran dan belanja dinas, pembukuan,
perhitungan anggaran dan verifikasi serta pengurusan keuangan dinas.
Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi:
- Perencanaan kegiatan pengelolaan administrasi
keuangan meliputi penyusunan anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan
pertanggungjawaban anggaran;
- Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan
meliputi penyusunan , anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan
pertanggungjawaban anggaran;
- Pelaksanaan usulan perbaikan dan perubahan anggaran
kegiatan dinas’;
- Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan;
- Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lain
terkait dengan kegiatan sub bagian keuangan;
- Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan
kegiatan sub bagian keuangan;
-
DAFTAR PUSTAKA
Anonim.2008.Tugas
Sekretaris. http://dunia-kampus.blogspot.com Anonim.2007.Peran dan
Tanggung Jawab Sekretaris.
http://greatsecretary.wordpress.com
Dahlan.2008.Sekretaris.
http://dahlanforum.wordpress.com
Anonim.Manajemmen
Bagi Sekretaris.http://www.pmbs.ac.id
Hendarto,
Hartiti, 2004.Menjadi sekretaris professional. Jakarta : PPM
The liang
gie.2000.administrasi perkantoran.Yogyakarta : Liberty
Postingan
