Sekretaris

2.1 Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia atau secretarium/secretaries yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya. Maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

Jadi pada permulaannya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat yang bersifat rahasia atau surat-surat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan.

Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bertindak secara efektif

dalam melaksanakan tugas-tugas manajemennya.

2.2 Syarat-syarat seorang sekretaris.

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:

1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik  namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri

b. Bersikap ramah

c. Sabar

d. Simpatik

e. Penampilan diri yang baik

f. Pandai bergaul

g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

h. Dapat bijaksana terhadap orang lain

i. Memiliki ingatan yang baik

j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan                                             

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3.  Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

    b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

2.3 Macam-macam Sekretaris Berdasarkan Ruang lingkup dan tanggung jawabnya.

Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:

1. Sekretaris eksekutif

Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris yang sudah menduduki jabatan ini biasanya mempunyai pengalaman cukup lama sebagai senior sekretaris dan memiliki kelebihan-kelebihan tersendiri. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.

2. Sekretaris pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.

Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.

2.4 Macam-macam Sekretaris Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya macam sekretaris dapat dibedakan menjadi 2(dua) macam yaitu:

1. Sekretaris senior

Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Sekretaris junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.

2.5 Tugas Sekretaris

1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:

a. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

·         Membuka surat.

·         Menerima dikte.

·         Menerima tamu.

·         Menerima telepon.

·         Menyimpan arsip/surat.

·         Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesainnya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

·         Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

·         Menyusun surat rahasia (confidential).

·         Menyusun acara pertemuan bisnis.

·         Pembelian kado atau cindera mata.

·         Dan lain-lain.

c. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

·         Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

·         Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

·         Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

·         Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau ansuransi dari suatu badan atau instansi.

·         Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

·         Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

·         Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

·         Mengurusi Rumah tangga kantor.

·         Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

·         Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

·         Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

·         Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

·         Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

·         Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

·         Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

·         Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

·         Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

·         Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

·         Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

·         Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah   sebagai

berikut:

a. Menurut H. Donald

Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:

1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat   dari mesin dikte.

2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.

3.   Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.

b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Merencanakan pekerjaan.

2. Menerima tamu.

3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.

4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

2.6 Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi  keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.

c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.

2.7 Peranan Sekretaris

Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:

1. Sekretaris sebagai duta.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.

2. Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.

3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.

4. Sekretaris sebagai humas.

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.

2.8 Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Sekretariat dinas mempunyai tugas merencanakan melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan pengendalian bidang umum dan perencanaan kepegawaian serta keuangan 

Sekretariat mempunyai fungsi:

• Perencanaan dan pengelolaan bahan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan umum dan perencanaan, kepegawaian serta keuangan dinas;
• Pelaksanaan pemberian fasilitas dan dukungan pelayanan teknis administrasi dilingkungan dinas;
• Pelaksanaan penyusunan program kegiatan bidang umum dan perencanaan, kepegawaian, serta keuangan dinas;
• Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat, tata naskah dinas,, kearsipan, perlengkapan, rumah tangga dan pemeliharaan sarana dan prasarana dinas;
• Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan sarana dan prasarana, perlengkapan dan aset dinas;
• Pelaksanaan pengelolaan administrasi dan penatausahaan keuangan;
• Pelaksanaan dan pembinaan organisasi dan tatalaksana di lingkup dinas;
• Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait kegiatan dinas;
• Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan dinas;

Sekretariat terdiri dari:

1. Sub Bagian Umum dan Perencanaa

Sub Bagian Umum dan Perencanaan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi, serta pengawasan dan pengendalian kegiatan surat menyurat, kearsipan, urusan rumah tangga dan perlengkapan , penyusunan rencana kegiatan dinas , penyusunan program dan evaluasi kegiatan dinas.

Sub Bagian Umum dan Perencanaan mempunyai fungsi :

• Perencanaan program dan kegiatan dinas yang meliputi perencanaan program tahunan dan limatahunan;
• Perencanaan persiapan bahan pelaksanaan kegiatan tata usaha, aset, perlengkapan dan kepegawaian dilingkugan dinas;
• Pelaksanaan pengelolaan kegiatan surat menyurat yang meliputi pengetikan, penggandaan, pengiriman dan pengarsipan;
• Pelaksanaan pengurusan administrasi perjalanan dinas;
• Pelaksanaan inventarisasi,pembelian, pendistribusian dan pemeliharaan barang-barang inventaris kantor;
• Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan kebijakan Dinas;
• Pelaksanaan penyusunan pedoman dan program kerja dinas;
• Pelaksanaan kegiatan dinas sesuai perencanaan yang telah ditetapkan meliputi penyusunan Lakip, Renstra, rencana kegiatan, keorganisasanian dan tatalaksana dinas;
• Pelaksanaan koordinasi dengan instansi /lembaga lainnya terkait perencanaan dinas;
• Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan dinas.
1. Sub Bagian Kepegawaian

Mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan pengelolaan administrasi kepegawaian. Sub Bagian Kepegawaian mempunyai fungsi:

• Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi data pegawai, perpindahan, kepangkatan dan pemberhenitan pegawai dilingkungan dinas;
• Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan pegawai di lingkungan dinas;
• Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait sub bagian kepegawaian.

3. Sub Bagian Keuangan

Bagian Keuangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan pengendalian kegiatan penyusunan rencana anggaran dan belanja dinas, pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi serta pengurusan keuangan dinas.

Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi:

• Perencanaan kegiatan pengelolaan administrasi keuangan meliputi penyusunan anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan pertanggungjawaban anggaran;
• Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi penyusunan , anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan pertanggungjawaban anggaran;
• Pelaksanaan usulan perbaikan dan perubahan anggaran kegiatan dinas’;
• Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan;
• Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lain terkait dengan kegiatan sub bagian keuangan;
• Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan sub bagian keuangan;
• 
  
  DAFTAR PUSTAKA
  
  
  Anonim.2008.Tugas Sekretaris. http://dunia-kampus.blogspot.com Anonim.2007.Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris.
                 http://greatsecretary.wordpress.com
  Anonim.2008.Sekretaris. http://www.dinkes-kabtangerang.go.id
  Dahlan.2008.Sekretaris. http://dahlanforum.wordpress.com
  Anonim.Pengertian Sekretaris.http://id.wikipedia.org/wiki/Sekretaris
  Anonim.Manajemmen Bagi Sekretaris.http://www.pmbs.ac.id
  Hasbullah.2008.Pelatihan Kepemimpinan. http://bhula.blogspot.com
  Hendarto, Hartiti, 2004.Menjadi sekretaris professional. Jakarta : PPM
  The liang gie.2000.administrasi perkantoran.Yogyakarta : Liberty